1. 目 的

本 文 件 旨 在 為 計 劃 管 理 方 法 的 執 行 旨 在 提 供 指 引 ； 所 述 及 的 方 法 曾 參 考 受 控 計 劃 管 理 法 ， 而 該 方 法 現 已 在 香 港 特 別 行 政 區 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 內 被 廣 泛 採 用 。

2. 範 疇

本 指 引 是 以 受 控 計 劃 管 理 法 的 從 業 人 員 為 目 標 讀 者 ， 它 可 以 作 為 這 些 從 業 人 員 在 日 常 計 劃 管 理 工 作 中 的 主 要 參 考 。 在 描 述 受 控 計 劃 管 理 法 的 過 程 之 章 節 內 對 那 些 在 管 理 計 劃 中 所 需 的 步 驟 和 工 作 ， 提 供 了 一 個 便 捷 的 參 考 。 至 於 那 些 涉 及 計 劃 管 理 程 序 的 基 本 原 理 和 相 關 技 巧 ， 則 會 在 其 他 章 節 內 描 述 。

3. 概 覽

計 劃 管 理 方 法 是 以 過 程 為 本 的 方 法 。 這 些 過 程 界 定 了 在 計 劃 內 所 需 進 行 的 工 作 。 此 外 ， 這 方 法 描 述 了 多 個 可 以 應 用 在 各 種 工 作 上 的 元 件 。 這 些 元 件 是 ：

• 組 織
• 規 劃
• 控 制
• 階 段
• 風 險 管 理
• 在 計 劃 環 境 內 的 品 質
• 配 置 管 理
• 轉 變 控 制

每 個 元 件 現 簡 述 如 下 ：

3.1 組 織

適 當 的 計 劃 組 織 ， 是 有 效 率 地 管 理 計 劃 的 必 要 的 條 件 。 計 劃 組 織 現 列 出 如 下 ： -

計 劃 組 織 內 的 各 種 結 構 均 有 其 特 定 的 職 責 。 簡 單 來 說 ， 計 劃 督 導 委 員 會 負 責 整 體 計 劃 管 理 及 作 出 主 要 的 決 策 。 計 劃 經 理 負 責 日 常 的 管 理 工 作 。 計 劃 推 行 小 組 經 理 負 責 製 作 產 品 。 計 劃 保 證 以 客 戶 、 用 戶 及 供 應 商 的 利 益 為 出 發 點 ， 確 保 計 劃 的 完 整 性 。

3.2 規 劃

規 劃 主 要 闡 述 有 關 人 仕 對 該 計 劃 的 期 望 ， 它 是 比 較 期 望 和 實 際 結 果 的 重 要 依 據 。 假 若 實 際 結 果 和 期 望 不 符 合 ， 我 們 便 須 對 計 劃 施 行 控 制 。 規 劃 通 常 界 定 了 為 達 致 計 劃 目 標 所 需 的 步 驟 、 各 步 驟 的 時 間 次 序 、 各 步 驟 之 間 的 相 互 依 靠 關 係 、 各 步 驟 所 需 時 間 的 估 計 、 負 責 執 行 各 步 驟 的 人 員 ， 及 在 何 處 釐 定 控 制 檢 察 點 。

3.3 控 制

在 實 際 的 情 況 中 ， 並 非 所 有 事 情 都 能 如 願 達 成 。 有 時 ， 計 劃 的 進 度 無 可 避 免 地 和 原 先 的 構 思 有 差 異 。 因 此 ， 規 劃 督 導 委 員 會 必 須 留 意 任 何 偏 離 規 劃 的 情 況 ， 並 在 適 當 時 對 計 劃 加 以 控 制 ， 例 如 ： 修 改 規 劃 或 改 變 處 理 計 劃 的 手 法 。

3.4 階 段

計 劃 應 被 劃 分 為 多 個 階 段 ， 以 便 管 理 及 控 制 。 方 法 是 把 整 個 計 劃 分 割 成 互 不 重 疊 的 時 段 後 所 得 出 來 的 個 別 時 段 。 劃 分 階 段 的 目 的 ， 是 協 助 管 理 階 層 設 立 檢 察 點 來 評 估 計 劃 的 進 度 ， 以 確 保 業 務 個 案 的 可 行 性 ， 並 且 作 出 有 關 繼 續 進 行 、 重 新 釐 定 計 劃 的 方 向 以 至 終 止 計 劃 的 決 定 。

3.5 風 險 管 理

受 控 計 劃 管 理 法 的 風 險 管 理 方 式 著 重 在 風 險 尚 未 出 現 之 前 ， 便 及 早 進 行 預 測 和 做 好 防 範 風 險 的 所 有 工 作 ， 以 消 除 或 儘 量 減 輕 風 險 所 帶 來 的 衝 擊 。 計 劃 經 理 須 作 出 風 險 評 估 ， 並 把 可 能 出 現 的 風 險 以 風 險 分 析 檢 視 表 的 形 式 摘 錄 下 來 。 計 劃 經 理 亦 須 在 計 劃 的 初 步 階 段 建 議 處 理 風 險 的 方 法 ( 即 在 擬 備 計 劃 開 展 文 件 的 最 初 階 段 ) 。 這 些 步 驟 有 助 提 高 計 劃 成 功 的 機 會 。

3.6 在 計 劃 環 境 下 的 品 質

在 計 劃 開 始 前 先 了 解 客 戶 對 品 質 的 期 望 ， 以 及 把 有 關 期 望 撰 寫 出 來 ， 是 甚 為 重 要 的 。 這 項 工 作 須 在 展 開 計 劃 前 進 行 。 每 個 階 段 的 規 劃 詳 細 地 說 明 所 需 的 品 質 監 察 工 作 及 資 源 ， 以 及 在 產 品 描 述 內 詳 細 訂 明 評 估 品 質 的 準 則 。

3.7 配 置 管 理

配 置 管 理 是 指 在 產 品 的 周 期 中 ， 對 該 產 品 的 任 何 轉 變 進 行 技 術 及 行 政 方 面 的 指 示 及 監 察 ， 藉 此 掌 握 對 該 產 品 的 轉 變 ， 及 對 產 品 進 行 審 核 ， 以 確 保 有 關 產 品 符 合 所 擬 定 的 規 格 、 圖 則 、 界 面 控 制 文 件 及 其 他 合 約 規 定 。

3.8 對 轉 變 的 控 制

不 受 控 制 的 轉 變 會 對 計 劃 構 成 嚴 重 的 影 響 ， 及 可 能 導 致 計 劃 延 誤 或 超 支 。 在 受 控 管 理 法 的 執 行 過 程 當 中 ， 所 有 轉 變 均 會 被 視 為 在 計 劃 中 所 遇 到 的 問 題 ， 並 且 記 錄 在 問 題 記 錄 簿 內 。 計 劃 經 理 須 就 每 個 計 劃 中 所 遇 到 的 問 題 ， 分 析 轉 變 所 可 能 帶 來 的 影 響 ， 以 決 定 推 行 轉 變 所 需 的 資 源 、 時 間 及 成 本 。 假 如 推 行 轉 變 的 成 本 遠 超 於 容 差 額 的 上 限 ， 計 劃 經 理 在 推 行 轉 變 前 ， 須 先 取 得 計 劃 督 導 委 員 會 的 批 准 。

4. 過 程 模 式

這 個 模 式 是 採 用 以 過 程 為 本 的 方 法 ， 所 有 過 程 界 定 了 在 計 劃 推 行 期 間 將 會 執 行 的 工 作 。 有 關 過 程 計 有 ：

• 指 導 對 計 劃

這 個 過 程 在 計 劃 一 開 始 後 就 運 行 著 ， 直 至 計 劃 結 束 。 計 劃 督 導 委 員 會 有 權 力 及 責 任 授 權 下 列 的 工 作 ， 例 如 展 開 計 劃 、 進 行 計 劃 、 展 開 另 一 個 階 段 及 在 需 要 的 時 候 發 出 應 有 的 指 示 ， 以 及 對 結 束 計 劃 予 以 確 定 。

• 啟 動 計 劃

高 級 管 理 人 員 開 始 這 個 過 程 。 這 個 過 程 會 對 每 一 個 建 議 的 計 劃 詳 加 考 慮 ， 若 可 行 則 「 授 權 開 始 」 ， 然 後 再 「 開 展 計 劃 」 的 過 程 。 這 個 過 程 包 括 委 任 計 劃 督 導 委 員 會 的 委 員 長 、 計 劃 經 理 和 計 劃 管 理 小 組 ， 以 及 界 定 進 行 計 劃 的 方 法 。

• 展 開 計 劃

這 個 過 程 包 括 對 計 劃 本 身 及 其 品 質 作 出 規 劃 、 確 立 業 務 個 案 和 風 險 、 計 劃 控 制 措 施 、 計 劃 編 檔 和 編 彙 計 劃 開 展 文 件 。

• 對 階 段 進 行 控 制

這 個 過 程 處 理 計 劃 的 日 常 管 理 工 作 。 在 得 到 階 段 規 劃 的 批 准 後 ， 這 個 過 程 即 告 開 始 。 它 包 括 授 權 工 作 方 案 、 檢 討 進 展 和 階 段 狀 況 、 處 理 及 審 核 任 何 有 關 計 劃 的 問 題 、 報 告 重 要 事 項 、 採 取 修 正 行 動 、 把 計 劃 問 題 升 級 及 收 取 已 完 成 的 工 作 方 案 。

• 管 理 產 品 交 付

這 個 過 程 給 予 計 劃 經 理 及 推 行 小 組 經 理 提 供 互 相 銜 接 的 機 會 。 有 時 ， 第 三 方 （ 如 承 辦 商 ） 也 參 與 交 付 計 劃 的 產 品 ， 但 他 們 未 必 會 採 用 受 控 計 劃 管 理 法 。 這 個 過 程 包 括 接 受 、 執 行 及 交 付 工 作 方 案 。

• 管 理 階 段 的 界 限

為 協 助 計 劃 為 督 導 委 員 會 進 行 控 制 和 授 權 計 劃 進 入 下 一 個 階 段 ， 這 個 過 程 須 為 下 一 個 階 段 進 行 規 劃 ， 及 為 計 劃 督 導 委 員 會 提 供 有 關 現 時 狀 況 的 資 料 ， 以 判 斷 計 劃 所 帶 來 的 持 續 效 益 。 這 個 過 程 包 括 檢 討 對 計 劃 的 規 劃 、 檢 討 風 險 記 錄 簿 及 業 務 可 行 性 ， 及 對 階 段 或 計 劃 的 結 束 作 出 報 告 。

• 結 束 計 劃

當 計 劃 已 達 到 計 劃 開 展 文 件 所 訂 立 的 目 標 ， 或 計 劃 已 不 可 行 而 須 予 以 終 止 時 ， 計 劃 便 須 正 式 結 束 。 這 個 過 程 涉 及 解 散 計 劃 ， 認 定 跟 進 行 動 及 對 計 劃 加 以 評 價 。

• 規 劃

規 劃 是 計 劃 管 理 的 一 個 重 要 部 分 。 建 議 採 用 以 產 品 為 本 的 規 劃 過 程 ， 因 為 這 種 過 程 同 時 適 用 於 計 劃 及 階 段 兩 個 層 面 。 這 是 一 個 重 複 和 反 覆 進 行 的 過 程 ， 它 涉 及 製 定 時 間 表 、 界 定 和 分 析 產 品 、 認 定 製 造 產 品 的 有 關 工 作 及 其 互 相 依 靠 的 關 係 、 作 出 預 算 、 編 排 時 間 表 和 進 行 風 險 分 析 。

5. 計 劃 管 理 技 巧

5.1 以 產 品 為 本 的 規 劃

以 產 品 為 本 的 規 劃 是 建 議 採 用 的 規 劃 方 法 。 這 個 方 法 以 將 會 製 作 的 產 品 為 出 發 點 ， 對 計 劃 作 出 規 劃 ， 由 於 注 意 力 是 集 中 在 目 標 之 上 ， 因 此 可 確 保 在 計 劃 內 所 需 的 任 何 工 作 ， 均 是 生 產 最 後 的 產 品 所 需 的 工 作 。 透 過 把 焦 點 集 中 在 目 標 本 身 而 非 達 致 目 標 的 途 徑 上 ， 可 使 計 劃 所 需 的 所 有 產 品 可 在 發 展 產 品 的 工 作 開 始 前 予 以 認 定 及 描 述 ， 確 保 有 關 方 面 取 得 共 識 。

5.2 工 作 網 絡 分 析 及 條 線 圖

工 作 網 絡 分 析 協 助 認 定 重 要 工 作 的 路 徑 ； 這 些 均 是 推 行 時 間 緊 湊 的 工 作 路 徑 。 在 重 要 工 作 的 路 徑 上 ， 若 有 任 何 一 項 工 作 延 遲 交 付 ， 均 會 引 致 計 劃 出 現 延 誤 。 認 定 重 要 工 作 的 路 徑 可 協 助 管 方 集 中 注 意 力 和 資 源 在 重 要 的 工 作 上 。 資 源 可 從 非 重 要 的 工 作 轉 移 到 重 要 的 工 作 以 便 計 劃 可 按 照 原 先 擬 定 的 時 間 進 行 。 工 作 網 絡 是 一 個 有 效 的 、 以 圖 表 顯 示 工 作 之 間 互 相 依 靠 關 係 情 況 的 方 法 。 而 條 線 圖 則 是 一 種 輔 助 技 巧 ， 以 一 個 按 照 比 例 的 時 間 表 的 方 式 把 各 項 工 作 列 出 ， 條 線 圖 經 常 被 用 在 圖 表 上 ， 它 的 最 大 好 處 ， 是 可 以 用 快 捷 簡 潔 的 方 式 把 與 時 間 比 例 有 關 資 訊 介 紹 給 規 劃 人 員 和 決 策 人 員 。 條 線 圖 又 分 很 多 種 ， 而 在 繪 製 條 線 圖 時 ， 不 同 的 工 具 會 採 用 不 同 的 常 規 及 方 法 。 條 線 圖 中 最 廣 泛 受 人 採 用 的 一 種 稱 為 Gantt Chart 。 為 加 以 說 明 ， 現 列 出 如 下 。

5.3 資 源 平 衡

資 源 平 衡 是 通 過 調 節 不 同 工 作 的 開 始 及 結 束 時 間 ， 及 調 動 有 關 的 資 源 ， 以 使 每 一 項 工 作 不 會 因 為 資 源 不 足 而 延 誤 ， 從 而 達 致 符 合 時 間 表 ， 加 強 資 源 運 用 及 成 本 效 益 的 目 標 。 大 部 分 計 劃 管 理 工 具 都 提 供 自 動 資 源 平 衡 的 功 能 。 在 平 衡 資 源 後 ， 須 修 訂 原 先 的 規 劃 ， 從 而 再 編 製 資 源 方 面 的 規 劃 。

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