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2015年11月2日

輕輕鬆鬆製作無障礙PDF檔案

製作無障礙PDF文件的重要性

相比其他格式的文件,使用PDF格式的文件確為用家帶來不少好處。

PDF的閱讀軟件是免費的,同時提供多個作業系統及平台的版本,用家可以隨時隨地閱覽文件而不會出現兼容的問題。

此外,由於PDF提供了跨平台的閱讀軟件,大大減低因使用不同軟件開啓文件而出現的格式問題,因此深受用家歡迎。PDF文件亦提供檔案壓縮功能,大大減少PDF檔案的容量,從而加強檔案的流動性,令用家更廣泛地統一使用PDF格式。

然而,對部分人士來說,若PDF文件未有加入無障礙元素,往往會為他們帶來閱讀上的困難:有需要人士(尤其是視障人士)不能通過輔助軟件理解圖像的內容;閱讀文件的次序出現問題;未有設定檔案的語言及標籤亦會令輔助軟件在閱讀複雜文件內容(例如表單)時出現困難。

 

製作無障礙PDF檔案的常見問題
有需要的用家在閱覽PDF文件時,通常會遇到什麼障礙?

1. 非文字內容欠缺有意義的文字描述
與HTML一樣,PDF文件內的非文字內容(例如圖片)亦需要加入替代文字,以便有需要人士利用輔助軟件理解圖像的內容。但大部分文件內的圖像都沒有加入替代文字,使讀者未能了解圖像的真正意思。

為圖片加入替代文字

利用 Adobe Acrobat 軟件將檔案內的圖片加入替代文字

解決方法:使用Adobe Acrobat Pro®,為PDF檔案內的圖像加入文字描述

2. 未能閱讀檔案內的文字
如果原始文件(例如文件、剪報、宣傳品)以掃瞄器讀取並以影像方式儲存為PDF,該PDF文件便不能以輔助軟件讀取內容,構成障礙。

利用 Adobe Acrobat軟件的OCR 功能將影樣轉成文字

解決方法:使用Adobe Acrobat Pro®,利用預設的OCR功能將影像轉為文字

3. 錯誤的閱讀次序
複雜的PDF文件(例如多欄位(column)文件、多摺式的傳單)或複雜的表單(table),如未有設定閱讀次序,輔助軟件在閱讀文件內容時便會出現次序問題,令讀者誤解文件的內容。

三摺傳單PDF文件的閱讀次序,並不是由左至右的

利用 Adobe Acrobat軟件設定閱讀次序

解決方法:利用支援PDF檔案的編輯軟件,為文件設定閱讀次序

4. 未有提供文件標題
在PDF文件的設定中,用家可以自行設定文件的標題,使其展示於視窗左上方,有需要人士便可以使用輔助軟件的快捷鍵,輕易讀取文件的標題,從而得知文章的大概內容。

如未有使用上述設定,用家便要直接閱讀內文,非常不便。

利用 Adobe Acrobat軟件設定文件的標題

解決方法:利用軟件為文件設定標題,並展示於文件上

 

除以上各點外,若要在PDF檔案加入無障礙功能,應包含下列元素:

  1. 連結的替代文字
    使用輔助軟件聽讀PDF檔案的用家,備受文件的冗長網頁連結所困擾,不但閱讀需時,而且未能清楚理解連結的內容。只要加入替代文字,用家便可以簡便地得知連結的目的地,例如加入替代文字「Webforall電子報」以取代連結。
    “https://www.ogcio.gov.hk/tc/our_work/community/web_mobileapp_accessibility/fostering_awareness/e-bulletin/”
  2. 書籤
    為PDF檔案加入書籤,利用輔助軟件瀏覽文件的用家便可更快捷地跳讀文件的內容。
    利用 Adobe Acrobat 軟件設定文件的書籤
  3. 瀏覽方法
    除了加入書籤外,為PDF文件設定瀏覽的方法,例如目錄或不同的首頁,使用家不用閱讀整份文件而能更快捷地理解整份文件的內容。
    文件的目錄頁
  4. 文件語言
    輔助軟件所讀的語言版本都是預設的,如PDF檔案所使用的語言不同,為PDF檔案預先設定閱讀語言,便會減低閱讀文件內容出錯的機會。
    利用 Adobe Acrobat 軟件設定文件的語言
  5. PDF表單
    PDF檔案類型能保持文件(如海報、表單)的外觀完整。如能為PDF表單加入互動元素,例如填表及檢查的功能,在提供足夠的提示及協助下,有需要人士便能獨立完成填表報名的工作。
    利用 Adobe Acrobat 軟件將文件轉成表單

如採用上述各項無障礙元素為有需要人士製作無障礙版本的PDF檔案,可帶來以下好處:

  • 消除障礙,支持建立關愛共融的社會,令所有人(無論殘疾與否)都可以分享同一文件的內容;
  • 令有需要人士可以自行以輔助軟件完成閱讀整份文件;
  • 擴大讀者層面 – 開拓有需要人士的用戶羣,以帶來商機。

 

一個無障礙PDF檔案所包含的元素
《無障礙網頁內容指引》(WCAG)2.0版要求的23個無障礙PDF技巧
為了使PDF檔案能方便最多人(包括有需要人士)使用,萬維網聯盟(W3C)為《無障礙網頁內容指引》(WCAG)2.0版定下23個「無障礙PDF技巧」(見下文),包括有意思的閱讀次序、為圖表加上文字描述、為PDF檔案加上書籤等,令有需要人士可以使用輔助軟件讀取文件內容。

- PDF 1 : 為圖片加入文字描述
- PDF 2 : 為PDF檔案加入書籤
- PDF 3 : 確保PDF檔案加入正確的標籤及閱讀次序
- PDF 4 : 隱藏PDF檔案內的裝飾圖片,並加上適當的標記
- PDF 5 : 為PDF表單加入控制點
- PDF 6 : 為PDF內的表格元件加入標記
- PDF 7 : 利用文字的辨識系統(OCR)將PDF影像轉為實體文字
- PDF 8 : 為 PDF檔案內的縮寫提供解釋
- PDF 9 : 為PDF檔案加上標題標記
- PDF 10 : 為PDF互動表單加入控制標籤
- PDF 11 : 在PDF檔案內的連結加入註釋
- PDF 12 : 在PDF表單標籤內加上名稱、角色及值 (Name, role, value)
- PDF 13 : 在PDF文件內的連結加上替代文字
- PDF 14 : 為PDF文件加上頁首及頁尾
- PDF 15 : 在PDF表單加上一個已設定的遞交按鈕
- PDF 16 : 為PDF檔案設定預設語言
- PDF 17 : 為PDF檔案加入一致的頁碼
- PDF 18 : 為PDF檔案設定標題
- PDF 19 : 為PDF檔案的特定詞彙加上語言設定
- PDF 20 : 使用Adobe Acrobat Pro修補被錯誤標籤的表格
- PDF 21 : 為 PDF檔案的清單加入標記
- PDF 22 : 在PDF表單加入偵錯功能
- PDF 23 : 在PDF表單提供互動的填表功能

詳細內容請瀏覽網頁http://www.w3.org/TR/2014/NOTE-WCAG20-TECHS-20140408/pdf.html (只提供英文版)

 

使用軟件工具製作無障礙 PDF檔案
現時坊間有不同的工具,能將文件轉換成具無障礙功能的PDF檔案,這些功能大致分為以下兩類:

  1. 軟件的內置功能將PDF轉換器設定為打印機驅動程式,利用「列印」功能將文件轉換成PDF檔案,例如Microsoft Word。
    在 Microsoft Word 中轉文件另傳為PDF 文件
  2. 軟件的內置功能將文件轉換成其他檔案類型(如PostScript),再用第三軟件轉換成PDF檔案。

    然而,以上兩種方法只能為PDF文件加入基本的無障礙元素,有時也會因檔案內容複雜而出現問題,未能全自動加入無障礙功能,所以亦需於後期利用程式作出修改/增減。

    可支援的軟件清單請瀏覽網站:
    http://www.w3.org/TR/2014/NOTE-WCAG20-TECHS-20140408/pdf.html#pdf_notes_acc-sup_files_checking

    此外,萬維網聯盟的網站亦詳列不同例子,教導用家如何為文件加入無障礙元素,詳情請瀏覽網站:http://www.w3.org/TR/2014/NOTE-WCAG20-TECHS-20140408/pdf.html#

 

製作無障礙網頁 – 採購規格
 近年,很多機構都會聘請服務供應商製作無障礙網頁或開發流動應用程式。在擬備招標書時,機構應如何制定有關無障礙網頁的要求,使服務供應商明白及依照招標書內容製作無障礙網頁和開發流動應用程式?

無障礙網頁辦事處現制定了一份採購服務規格樣本,以供各機構參考。

請按此下載採購服務規格樣本